Excel permette di eseguire delle query sull’esplora risorse, semplicemente selezionando una cartella del nostro pc.
La query andrà ad estrapolare i file nella cartella, più tutti i file presenti nelle sottocartelle del percorso indicato. Quindi attenzione a non selezionare cartelle poste troppo “in alto” nell’albero delle cartelle di Windows, altrimenti i tempi di elaborazione potrebbero dilungarsi ed il file resterebbe molto poco leggibile.
Creiamo il file Excel con query sull’esplora risorse
Apriamo Excel, creiamo un nuovo file, oppure aggiungere un foglio ad un file già esistente.
Click sulla scheda Dati, quindi click su Recupera Dati, Da File, Da Cartella
A questo punto verrà aperto l’esplora risorse di Windows.
Navigare per raggiunfere la cartella desiderata, selezionarla e click su Apri.
Verrà mostrata una preview dei file, da qui è possibile:
Trasformare i dati con formule varie (ovviamente è possibile farlo anche in un secondo momento)
Caricare i dati nel foglio Excel, procediamo quindi facendo click sul pulsante Carica
Il Gioco è fatto! Nel foglio abbiamo la lista DINAMICA dei file presenti dalla cartella selezionata in poi.
I metadati esportati di default sono: Nome del file, Estensione del file, Percorso e le 3 colonne data e ora che indicano in ordine: Ultima data d’accesso, data di ultima modifica, data di creazione del file.
Ho enfatizzato la parola DINAMICA perchè questa estrazione non è fissa, anzi si aggiornerà seguendo le modifiche di tutto il percorso indicato.
Per aggiornare il foglio, dalla scheda dati -> clisk su Aggiorna Tutti
Aggiorna dati automatico all’apertura del file
È possibile impostare l’esecuzione dell’aggiornamento automatica all’apertura del file in pochi click.
Scheda Dati -> selezionare Query e Connessioni
Verrà aperta una colonna sulla destra di Excel, con una voce nominata con il nome della cartella selezionata, click con il taso destro del mouse, click su Proprietà.
Verrà aperta una nuova finestra nel centro del monitor.
Mettere la spunta sulla voce: Aggiorna dati all’apertura del file
Click su OK, salvare il file Excel.
Trasformare il campo percorso in un link
Ultimo accorgimento per rendere ancora più pratico ed utile questo file, è quello di strasformare la colonna Percorso file (nominata Folder Path) ora semplice testo. In un link con cui si può fare click per aprire direttamente la cartella dove è presente il file.
Lo possiamo fare molto velocemente aggiungendo una nuova colonna, nella prima riga di questa colonna inseriamo la formula =COLLEG.IPERTESTUALE
A questo punto posso nascondere la colonna Folder Path (nascondere, non eliminare!)
La nuova colonna sarà identica, ma sarà un link alla cartella dove si trova il file.
C’è la possibilità di giocare con le solite formule Excel, come il CONCAT per concatenare il percorso con il nome file per ottenere il link al file direttamente.
Articolo suggerito e realizzato grazie a Gianpaolo Manenti
