OneDrive, Condividere file e cartelle, è un articolo che spiega come poter condividere cartelle e file di grosse dimensioni in pochi istanti e senza l’utilizzo di email con allegati enormi.
È possibile condividere i file dalla classica interfaccia esplora risorse di Windows oppure dall’interfaccia web si OneDrive.
Unico Prerequisito: avere un account Microsoft e OneDrive installato e configurato sul proprio pc.
Se non sapete come fare, leggere l’articolo: OneDrive – Configurazione e primo accesso
Condividere file e cartelle da Esplora Risorse.
Per condividere un file o una cartella di OneDrive dall’Esplora risorse di Windows la procedura è identica.
Per prima cosa recarsi nella cartella sincronizzata di OneDrive ed identificare il file o la cartella che si vuole condividere.
Click col tasto destro del mouse sul file (o sulla cartella) che si vuole condividere, quindi click su Condividi
Dopo aver effettuato il click sulla voce Condividi apparirà una finestra con le impostazioni di collegamento.
Come impostazione predefinita viene impostata l’autorizzazione più “larga” ovvero: Chiunque abbia il collegamento può modificare.
Per modificare questa autorizzazione basta effettuare un click sul rettangolo che riporta la scritta: Chiunque abbia il collegamento può modificare.
Condividere file e cartelle da OneDrive Web
Accedere al vostro pannello web di OneDrive, come per la procedura desktop, identificare il file o la cartella che si vuole condividere.
Passando sul mouse sulla riga corrispettiva ad ogni file apparirà il pulsante di condivisione, cerchiato in rosso nell’immagine sotto. Click sul pulsante per accedere al menu di condivisione.
Da questo punto in poi la guida è valida sia per la condivisione da Esplora Risorse sia per la condivisione dall’interfaccia Web.
Vediamo come modificare l’autorizzazione del file che stiamo per condividere
Dopo aver fatto click sul pulsante con le autorizzazioni del file ci vengono mostrate una lista di opzioni disponibili. Vediamole nel dettaglio.
Chiunque con il collegamento:
qualsiasi persona, interna o esterna alla vostra organizzazione sarà in grado di aprire il file o la cartella condivisa.
Lasciare la spunta sulla voce Consenti modifica per condividere il file con autorizzazione di modifica, togliere la spunta per permettere la sola visualizzazione del file.
È possibile impostare una data di scadenza, data alla quale il link cesserà di funzionare.
È possibile anche impostare una password per rendere più sicura la condivisione.
Le persone di <nome azienda> con il collegamento:
qualsiasi persona della vostra organizzazione sarà in grado di aprire il file o la cartella condivisa.
Lasciare la spunta sulla voce Consenti modifica per condividere il file con autorizzazione di modifica, togliere la spunta per permettere la sola visualizzazione del file.
Persone con accesso esistente:
accesso al file o alla cartella concesso soltanto ad utenti che hanno già l’accesso in quell’area.
Non è possibile modificare le impostazioni di modifica, vengono applicate quelle dell’area di appartenenza
Persone specifiche:
accesso al file o alla cartella concesso soltanto agli utenti specificati.
Lasciare la spunta sulla voce Consenti modifica per condividere il file con autorizzazione di modifica, togliere la spunta per permettere la sola visualizzazione del file.
Dopo aver selezionato l’impostazione desiderata, click sul pulsante Applica.
OneDrive Condividere file e cartelle – Come inviare
A questo punto è possibile scegliere come condividere, ovvero scegliere con quale mezzo inviare la condivisione del file o della cartella con le impostazioni di sicurezza impostate precedentemente.
Possiamo utilizzare 2 metodi: Condivisione integrata (direttamente da questa finestra) oppure condivisione esterna.
Condivisione Integrata
Nella finestra visibile nell’immagine poco sopra compilare la riga: Immetti un nome o un indirizzo e-mail con il nome utente (valido solo per contatti all’interno della vostra organizzazione) oppure con l’indirizzo email con la/le persone con cui volete condividere il file o la cartella.
Compilare il campo Aggiungi un messaggio (facoltativo) per aggiungere un messaggio personalizzato.
Esempio di email che il nostro destinatario riceverà.
Come potete notare è ben formattata.
Condivisione Esterna
Nella parte bassa della finestra di condivisione notiamo 3 pulsanti rotondi: Copia Collegamento, Outlook, Altre app.
Copia Collegamento
Click sul pulsante Copia Collegamento, ci verrà mostrato un link, click sul pulsante Copia per copiare il link al nostro file o cartella.
È possibile condividere il seguente link come più ci piace, tramite mail, Whatsapp, Skype….
Saranno attive le restrizioni sopra indicate.
Outlook
Click su Outlook ed automaticamente verrà preimpostata una mail contente il link in questione.
Ecco un esempio di mail creata in automatico.
Altre App
Metodo di condivisione del link tramite app di terze parti, queste app devono essere scaricate dallo store di Microsoft.
Conclusione
Abbiamo visto come condividere file o cartelle e come inviare i collegamenti ad essi.
Questione molto importante da non dimenticare è il “ricordarsi” quali file o cartelle abbiamo in condivisione e con chi.
Fortunatamente OneDrive sia Desktop sia Web ci fornisce graficamente questa informazione.
Desktop: appare un’icona a forma di utente sulla linea corrispondente al file condiviso.
Web: nella colonna Condivisione, appare la scritta Condiviso
